Am Prozess bis zum Programmstart der Fakturierung ändert sich im ersten Schritt nichts.
Die einzelnen Freigabeschritte werden nachfolgend beschrieben:
- Start der Fakturierung und Anfertigung eines Rechnungsentwurfs. Damit dieser Entwurf direkt an das DMS übergeben wird, muss der Status des Auftrags auf Rechnungsvorgeschlagen gesetzt sein.
Es wird innerhalb der Fakturierung der Punkt “Ohne Druck gewählt. Das Dokument muss somit nicht im Explorer gespeichert werden. Dieses wird automatisch im DMS abgelegt. - Anschließend kann das entsprechende Dokument über die Dokumentenübersicht des Mandanten mit dem entsprechenden Status „zur Rechnungsfreigabe“ und dem entsprechenden Unterzeichner als Bearbeiter versehen werden. (Rechtsklick auf das Dokument | Eigenschaften). Da bei der Ablage aus der Fakturierung keine Kniggeauswahl getroffen wird, muss diese im Nachhinein angegeben werden. Durch den Eintrag „Rechnungsvorschläge“ wird auch automatisch der Status „zur Rechnungsfreigabe“ und der Partner als Bearbeiter gesetzt.
Die Anpassung von Bearbeiter und Status ist massenhaft möglich (der Knigge nicht). (Mehrere markieren und dann Rechtsklick | Eigenschaften) - Der betroffene Bearbeiter kann dann in seinem Filter „zur Rechnungsfreigabe“ die Rechnungen aufrufen und Anmerkungen innerhalb des PDF Viewers setzen. Um Anmerkungen zu setzen, sollte das Dokument mit Doppelklick geöffnet werden (nicht mit externer Anwendung). In der oberen Zeile finden sich dann die Bearbeitungstools.
Anschließend kann entweder der Status „zum Rechnungsdruck“ oder „zur Rechnungsanpassung“ ausgewählt werden.
Zum Rechnungsdruck bedeutet, es müssen keine Anpassungen mehr vorgenommen werden. Zur Rechnungsanpassung bedeutet, dass noch Anpassungen vorzunehmen sind. Die anzupassenden Punkte, werden wie bereits erwähnt, über die Annotationstools dokumentiert und nicht über Notizen in den Eigenschaften des Dokuments!
Der Status kann mit Rechtsklick auf das Dokument vergeben werden:
Die rechnungsschreibenden Personen können dann die Filter zur Rechnungsanpassung oder zum Rechnungsdruck auswählen und über die dort enthaltenen Informationen den Auftrag heraussuchen und die Rechnung anpassen bzw. direkt fakturieren.
Da der Auftrag auf Rechnungsvorgeschlagen steht kann dieser über den Filter „Rechnungsvorschläge“ schnell gefunden werden.
Rechnungen mit Anhang: Der Anhang kann entweder in die Dokumentenstruktur hinzugefügt werden (Rechtsklick auf das Dokument, zu dem es abgelegt werden soll | Dokumentenstruktur und dann per drag & drop ablegen).
Nach der Fakturierung muss das Dokument noch auf den Status “erledigt” gesetzt, damit dieses nicht mehr im Filter „Rechnungsschreibung“ angezeigt wird.
Hinweise:
a.
Die Filter können angeheftet werden, sodass sie sich beim Start des Arbeitsplatzes automatisch öffnen (Rechtsklick auf die Registerkarte | Beim Start öffnen)b.
Die Filter im Arbeitsplatz werden nicht automatisch aktualisiert, wodurch regelmäßig innerhalb des Filters/der Registerkarte die F5 – Taste verwendet werden sollte. Der Aktualisierungsbutton im Arbeitsplatz funktioniert nicht.c.
Die Dokumente haben eine entsprechende Zuordnung zum Auftrag. Über die Schnellinfo Dokumente können die Dokumente, die mit dem Auftrag verknüpft sind, angezeigt werden. Umgekehrt können auch die Dokumentenfilter angezeigt und die Schnellinfo „Aufträge“ mit den zum Dokument gehörigen Afträgen, ausgewählt werden.
d.Bei der Ablage des Entwurfes sollte auf die Auswahl des richtigen Knigges geachtet werden, sodass die Beschreibung nicht überschrieben wird und die Ordnerauswahl passt.
e.Mit Hilfe der Dokumentenfilter ist es nun möglich, regelmäßig weitergegebene Entwürfe nach Erstellungsdatum zu filtern/sortieren und somit die betroffenen Personen/Bearbeiter auf die schon länger ausstehenden Entwürfe hinzuweisen, was zu einem schnelleren und effizienteren Ablauf führen sollte.