Voraussetzungen:
- Status "Rechnungsvorschlag" ist in den Unternehmenseinstellungen
- freigebende Personen besitzen das Ansichtsprofil "W+ST Chef"
- Aufträge haben den korrekten Partner zugeordnet
Erstellung Rechnungsvorschlag:
Das Sekretariat bzw. der/die Sachbearbeiter/in bereitet den Auftrag für die Fakturierung vor, in dem Gegenstandswerte übergeben werden, die erfassten Zeiten vorkontrolliert werden und die Daten gegen das Vorjahr gegengeprüft wird.
Sobald dies erledigt ist und die Werte angepasst wurden, kann im Auftrag unter dem Punkt Vergütung der Status auf "Rechnungsvorgeschlagen" gesetzt werden.
Die Sachbearbeiter haben eine Übersicht über selbst erstellte Vorschläge (meine Rechnungsvorschläge).
Das Sekretariat hat eine Übersicht über sämtliche Rechnungsvorschläge (alle Rechnungsvorschläge).
Rechnungsfreigabe + Vornehmen von Anpassungen:
Die freigebenden Personen prüfen in regelmäßigen Abständen die Übersicht "alle Rechnungsvorschläge".
Diese kann nach Partner gefiltert oder gruppiert werden.
Die freizugebenden Aufträge müssen einzeln geöffnet, bearbeitet und freigegeben werden.
Hierzu muss der Reiter "Vergütung" geöffnet werden.
Anpassungen der Beträge/Zehntel können direkt vorgenommen werden.
Vorjahreswerte können über die entsprechenden Spalten eingesehen werden bzw. kann per Rechtsklick in die Positionen auch die Vorjahresrechnung direkt aufgerufen werden.
Die Rechnungstexte können nur über die Detailansicht eingesehen und geändert werden.
Sind die gewünschten Anpassungen vorgenommen worden, wird der Auftrag auf den Status "Rechnungsfreigegeben" gesetzt.
Nach der Freigabe werden diese aus der Liste entfernt (Aktive Aktualisierung notwendig)
Rechnungserstellung/-versand:
Die Aufträge erscheinen nun in der Übersicht der "rechnungsfreigegebenen Aufträge" und können dort massenhaft abgerechnet und versandt werden.