Zur Steigerung der Datenqualität in den Kanzleien empfehlen wir folgende Tätigkeiten, ergänzend zu den regelm. stattfindenden Kontrollen/Anpassungen der Daten, zum Jahreswechsel durchzuführen. Bitte bedenken Sie, dass eine gute und regelmäßige Datenpflege eine gute Übersichtlichkeit gewährleistet und eine Grundvoraussetzung für effizientes Arbeiten ist. Dieser Leitfaden lässt sich ebenfalls für die regelm. Überprüfung der Aktualität der Daten verwenden.
1. Ausgeschiedene Mitarbeiter
Bitte kontrollieren Sie in den Mitarbeiterstammdaten, ob alle ausgeschiedenen Mitarbeiter auch auf inaktiv gesetzt wurden, damit diese in den entsprechenden Übersichten nicht mehr erscheinen.
Im Anschluss sollten Sie prüfen, ob der Mitarbeiter in den Stammdaten und Auftragszuständigkeiten auftaucht und dies ggf. anpassen. Zusätzlich sollten auch zugeordnete, offene Dokumente, zugeordnete, offene Aufgaben, als auch zugeordnete offene Fristen zu diesen Mitarbeitern vorhanden sind und diese ggf. anpassen. Mehr dazu unter den nachfolgenden Punkten (in allen Übersichten kann nach Mitarbeiter gefiltert/sortiert werden).
Stammdatenzuständigkeiten können in der Mandantenübersicht gefiltert/sortiert werden und in Masse per Rechtsklick mit „Zuständigkeit ändern für“ angepasst werden.
Auftragszuständigkeiten können über die Filter der offenen Aufträge (siehe Punkt 7) gefiltert werden und dort auch in Masse per Rechtsklick à Aufträge bearbeiten.
Zusätzlich sollten die Verwaltungsaufträge der ausgeschiedenen Mitarbeiter auf erledigt gesetzt werden. Hierzu einfach in den Auftragsfilter „alle Verwaltungsaufträge“ wechseln und die gewünschten Aufträge auf erledigt setzen.
2. Unbestätigte Zeiten
Bei der Leistungserfassung über den Punkt „Zeiten erfassen“, bei welcher keine direkte Buchung im Mandantenauftrag stattfindet, müssen die Daten nochmal separat bestätigt werden. Ist dies nicht der Fall, erscheinen diese im Mitarbeiterprotokoll ohne Status-Symbol oder mit 
. Unbestätigte Zeiten werden selbstverständlich für die Abrechnung nicht berücksichtigt, da diese wie bereits erwähnt in einem Zwischenstatus stehen und somit noch nicht dem Auftrag zugeordnet werden.
Um sich alle offenen Daten anzeigen zu lassen, gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie im DATEV Arbeitsplatz oben die Stoppuhr und wählen den Reiter „Erfassung“. Hier bekommen Sie alle unverarbeiteten Zeiten angezeigt. Diese können Sie per Rechtsklick verarbeiten (vorausgesetzt der Auftrag ist noch nicht abgerechnet).
3.Post, Fristen, Bescheide
In Post, Fristen und Bescheide sollte geprüft werden, ob es noch nicht festgeschriebene Postein- und -ausgänge; als auch nicht ausgetragene Fristen gibt. Diese sollten entsprechend bereinigt werden.
Um sich alle offenen Daten anzeigen zu lassen, gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie bei allen 3 Punkten (Posteingänge, -ausgänge und Fristen) die Filteroption „alle * der Kanzlei“. Anschließend können Sie die offenen Daten prüfen, bereits erledigte Fälle vom Status anpassen und falsche Daten rauslöschen.
4. Aufgaben
In den offenen Aufgaben sollte geprüft werden, ob es nicht aktuelle Aufgaben gibt. Diese sollten entsprechend bereinigt werden.
Um sich alle offenen Daten anzeigen zu lassen, gehen Sie wie folgt vor:
Gehen Sie links auf den Reiter Aufgaben und wählen Sie dort „alle aktiven Aufgaben“. Nun können Sie nach Erstellungsdatum bzw. Fälligkeit sortieren/filtern und die Daten entspr. anpassen bzw. nicht mehr benötigte Daten rauslöschen.
Außerdem sollten Sie auch hier prüfen, ob es noch Aufgaben gibt, die ausgeschiedenen Mitarbeitern zugeordnet ist.
5. DMS
Bei den offenen Dokumenten sollte geprüft werden, ob es bereits erledigte Fälle gibt. Diese sollten entsprechend bereinigt werden.
Wählen Sie hierzu u.g. Filter und wählen Sie aus der Mitarbeiterauswahl all Ihre Kanzleimitarbeiter aus. Anschließend erhalten Sie eine Übersicht alle Dokumente, die nicht den Status „erledigt“ haben und können diese bei Bedarf nun aufräumen/anpassen.
Der Papierkorb im DMS wird standardmäßig durch die W+ST IT Consult auf Basis des Lösch- und Archivierungskonzeptes in regelmäßigen Abständen geleert/bereinigt.
6. Mandanten
Oftmals werden Mandaten bei Mandatsbeendigung nicht auf inaktiv auch und können so noch in Übersichten und Auswertungen auftauchen. Deshalb empfiehlt es sich auch hier eine Bereinigung der Stammdaten vorzunehmen.
Bitte beachten: Mandanten lassen sich auch löschen, wenn noch Dokumente zugeordnet sind. Die Dokumente werden bei Löschung in den Papierkorb des DMs verschoben, welcher in regelm. Abständen von der W+ST IT Consult geleert wird.
Bitte setzen Sie den zugehörigen Adressaten nur auf inaktiv, wenn diese in keiner weiteren Funktion/Verbindung zu einem anderen Mandat steht (z.B. als Gesellschafter oder Geschäftsführer eines Unternehmens).
Außerdem sollten Sie daran denken noch offene Aufträge zum Mandanten auf manuell fakturiert und/oder erledigt zu setzen, damit diese in den Auftragsfiltern und Auswertungen nicht mehr auftauchen.
7. Aufträge
Wie bereits im vorherigen Punkt erwähnt, sollte man die alle offenen Aufträge bei Beendigung eines Mandates auf erledigt setzen. Unbebuchte Aufträge können auch gelöscht werden.
Ebenfalls kommt es ab und an vor, dass nicht benötigte Aufträge/Nachfolgeaufträge angelegt werden. Diese sollten regelmäßig gelöscht bzw. auf erledigt gesetzt werden, damit diese in den Übersichten und Auswertungen erscheinen und ggf. Ergebnisse nicht korrekt darstellen.
Um sich alle offenen Aufträge anzeigen zu lassen, wählen Sie folgenden Auftragsfilter (Aufträge können dort nach Kosten sortiert/gefiltert werden, um unbebuchte Aufträge zu identifizieren):
Profil Chef:
Profil Sekretariat:
