Gerade bei der Verschmelzung von Rechnungen mit Anlagen, kann es notwendig sein, PDFs zusammen zu führen:
In diesem Fall muss die Rechnung als PDF zuerst im DMS bereitstehen. Deshalb braucht der abzurechnende Auftrag auch nicht auf digit. Rechnung zu stehen, da der Versand manuell nachgelagert erfolgen muss.
Variante 1: Zusammenführen über den PDF Xchange
Öffnen Sie beide zusammenzuführenden Dokumente mit dem PDF Xchange. Aus dem DMS heraus können Sie das Dokument mit Rechtsklick | Bearbeiten | In externer Anwendung bearbeiten im PDF Xchange öffnen.
PDF Xchange ist ein kostenpflichtiges Tool, weshalb es sein kann, dass es Ihnen nicht zur Verfügung steht. Bei Bedarf kann es aber per Ticket beantragt werden.
Wählen Sie dort den Reiter Dokumentaufbau und den Punkt „Einfügen“.
Anschließend können Sie „Seite einfügen“ auswählen.
In dem darauffolgenden Fenster können Sie genauere Angaben zur Zusammenführung, beispielsweise an welcher Stelle das zweite Dokument eingefügt werden soll, treffen.
Nach dem Zusammenführen sollte das Dokument mit Speichern unter in der Explorerstruktur an einem Ort ihrer Wahl zwischengespeichert und anschließend ins DMS abgelegt werden und von dort aus per Mail versendet werden. Anschließend kann das Dokument in der Explorerstruktur gelöscht werden.
Variante 2: Zusammenführen von PDF-Dokumenten über den Dokumentenkorb
Legen Sie die zusammenzuführenden Dokumente in den Dokumentenkorb.
Wählen Sie dort (mit STRG + linke Maustaste) die zusammenzuführenden Dokumente aus und wählen dann Rechtsklick | Heften.
Mit der Auswahl „Trennen“ können diese auch wieder getrennt werden.
Nachteil an dieser Variante ist, dass nicht ausgewählt werden kann, welche Seiten (bei Dokumenten mit mehr als einer Seite) zusammengefügt bzw. wieder getrennt werden sollen.
Variante 3: Zusammenführen über die PDF Verwaltung
Öffnen Sie die PDF Verwaltung über die Programmsuche.
Dort können Sie eine neue Dokumentenliste (Liste der Dokumente, die Sie zusammenführen wollen) erstellen.
In diese können Sie per Drag and Drop (oder direkt aus dem DMS heraus) die zusammenzuführenden Dokumente hineinlegen und mit dem Button "Zusammenführen" in ein Dokument umwandeln.
Dabei können Sie noch auswählen, ob das Dokument direkt im Dateisystem (Windows-Explorer) oder im DMS gespeichert werden soll.
Bitte beachten Sie, dass Dokumente über die PDF Verwaltung nur zusammengefügt und nicht getrennt werden können.
Bei Rückfragen, Problemen oder Anregungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung ticket@wstitconsult.de