In dieser Anleitung wird aufgezeigt, wie inaktive Mandate aus dem Archiv reaktiviert bzw. auf die fusionierte Umgebung übertragen werden können. Hier gibt es Tätigkeiten, die im Archiv durchgeführt werden müssen und welche, die im bestehenden Live-System durchgeführt werden müssen. Um relativ einfach zu identifizieren, in welcher Umgebung Sie sich befinden öffnen Sie einfach den Arbeitsplatz bzw. Prüfen Sie im Arbeitsplatz links unten die Anzeige. Dort taucht entweder Ihr eigener Name (=Livesystem) oder eine Archiv-Kennung auf (=Archivsystem).
1. Prüfen Sie, ob die alte Mandantennummer bereits im neuen System vorhanden ist (bei DMS classic die beginnende 9 weglassen) Sollte der Mandant bereits im neuen System angelegt sein, können Sie mit Schritt 5 weitermachen.
2. Passen Sie die zentrale Mandantennummer auf die 7-stellige Nummer an (nur für DMS classic Kanzleien) --Rechtsklick Mandantennummer ändern und Nummer ohne vorangehende 9 eingeben
3. Setzen Sie den Mandanten auf aktiv und vermerken Sie sich das alte Debitorenkonto.
4. Sichern Sie den Mandanten im Archiv mit Rechtsklick, Basisfunktion, Mandant sichern und legen Sie die Daten im Kanzleilaufwerk ab. Die Daten müssen im Kanzleilaufwerk abgelegt werden, da nur auf dieses von der fusionierten Umgebung und dem Archiv benutzt werden kann. Wird Ihnen das Kanzleilaufwerk im Archiv nicht als Laufwerk T: angezeigt, wählen Sie bitte Laufwerk O:/Kanzleidaten. Sollten den Kanzleidatenordner gar nicht sehen, wenden Sie sich bitte an die IT-Consult mit Angabe der Archivkennung.
5. Neben den Mandantendaten sollten bei Kanzleien mit Dokumentenablage (DATEV DMS) auch diese übertragen werden. Schnellinfo Dokumente aufrufen/alles markieren/Rechtsklick/exportieren/Dokumentensammlung für Ablage wählen und das Ganze auch unter Laufwerk O:/Kanzleidaten abspeichern.
6. Anschließend können die Daten in der fusionierten Umgebung importiert werden. Zum Import klicken die rechte Maustaste in der Mandantenübersicht, Basisfunktionen, einspielen und wählen die entsprechenden Daten aus.
Dieser Schritt ist nur notwendig, wenn der Mandant noch nicht in der fusionierten Umgebung angelegt wurde. Bitte ordnen Sie anschließend den Mandanten Ihrer Niederlassung zu.
7. Nach dem Import der Stammdaten können die Dokumente importiert werden. Der Import erfolgt über die Dokumentenablage (DATEV DMS). Die Dokumentenablage (DATEV DMS) kann über Programmsuche aufgerufen werden.
8. Im Gegensatz zur Dokumentenablage (DATEV DMS) muss beim DMS classic eine Stammdatenübernahme durchgeführt werden und anschließend der DMS classic Fullclient geöffnet werden.
8.1 Um die Stammdatenübernahme durchzuführen öffnen Sie bitte das Programm "DATEV DMS classic Stammdatenübernahme" über die Programmsuche im Arbeitsplatz.
Bestätigen Sie diese mit Weiter und dann Fertig stellen.
8.2 nach der Stammdatenübernahme kann die Mandantennummer im DMS classic Fullclient geändert werden, sodass die Dokumente im Arbeitsplatz unter dem Mandanten angezeigt werden. Gehen Sie hierzu über die Programmsuche in das Programm DMS classic und Suchen dort nach dem Mandantennamen (nicht der Mandantennummer).
Dort können Sie die Mandantennummer auf die normale (ohne 9 davor) ändern.
Sollten Ihnen hierzu ggf. Rechte fehlen, gehen Sie bitte im Arbeitsplatz auf Dokumente | alle Dokumente und suchen dort mit der Detailsuche nach der Mandantennummer mit einer 9 davor (hier als Beispiel alle Dokumente zu inaktiven Mandanten. Im konkreten Fall bitte nur die benötigten Mandantennummern eintragen).
Anschließend können Sie die entsprechenden Dokumente Markieren und mit Rechtsklick Eigenschaften/Index die Mandantennummer ändern und dann speichern. Eventuell muss hier jedes Dokument einzeln angepasst werden.
9. Verknüpfen Sie den Debitor in der fusionierten Umgebung entsprechend dem alten Eintrag. Informationen zur Debitorenverknüpfung finden Sie in den Dokumenten 1070532 und 1070588.
10. Abschließend müssen die Leistungen verknüpft werden. Informationen hierzu erhalten Sie unter folgendem Link:
Bei Rückfragen, Problemen oder Anregungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung ticket@wstitconsult.de