1. Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten in Aufträgen (1.1), Mandantenstammdaten (1.2) und Geschäftsfeldübersichten (1.3) müssen beachtet und angepasst werden
2. Unverarbeitete Zeiten des Mitarbeiters sollten geprüft werden
3. Verwaltungsaufträge des Mitarbeiters sollten auf erledigt gesetzt oder sofern möglich gelöscht werden
4. Der Mitarbeiter muss auf inaktiv gesetzt werden. Ggf. kann der Mitarbeiter direkt gelöscht werden jedoch sind hier einige Dinge zu beachten. Bitte lesen Sie sich vor der Löschung folgendes Dokument durch Mitarbeiter löschen in Eigenorganisation - Überblick - Umsetzung der DS-GVO - DATEV Hilfe-Center
Allgemeiner Hinweis zu Einstellungen der Listen
Sollte Ihnen eine Spalte ein Ihrer Anzeige fehlen, wählen Sie bitte einen Auftrag aus und drücken die rechte Maustaste. Wählen Sie dann Einstellungen Liste.
Um die Spalten Mitarbeiter 1, 2 und Partner (für Verantwortlichkeiten) anzeigen zu lassen, wählen Sie bitte die Kategorie Verantw. MA/Partner und dann die Spalten, die Sie sehen möchten.
1. Verantwortlichkeiten Massenhaft ändern/suchen durch Filter
1.1 In Aufträgen:
Wählen Sie unter dem Reiter „Unsere Kanzlei“ den Punkt „Aufträge.
Löschen Sie alle Filterkriterien heraus, um alle Aufträge zu sehen.
Um die Massenhafte Änderung durchzuführen, wählen Sie mit STRG+A alle Datensätze im Filter aus und bestätigen mit „OK“.
Nun können Sie mit Hilfe der erweiterten Suche nach dem Mitarbeiter Filtern.
Bitte achten Sie darauf, je Feld (Mitarbeiter 1, 2, Partner) getrennte Suchen zu machen, also die Felder nicht gleichzeitig ausgefüllt sind. Dann werden nur Aufträge angezeigt, bei denen die gesuchte Person bei allen 3 Feldern gleichzeitig eingetragen ist.
Nun können Sie mit STRG + A alle Aufträge auswählen und dann mit Rechtsklick massenhaft die Zuständigkeiten eintragen.
1.2 Anpassung der Verantwortlichkeiten in Mandantenstammdaten und Geschäftsfeldübersichten
Gehen Sie in die Mandantenübersicht und setzen Sie das Häkchen erweiterte Suche.
Alternativ geht dies auch über die Geschäftsfeldübersicht | Gesamtübersicht.
Um die Mandatsverantwortung zu ändern wählen Sie die entsprechenden Mandanten mit STRG + A (nach der Filterung) aus und drücken die rechte Maustaste | Zuständigkeit ändern für | Mandatsverantwortung.
Wie bereits zu sehen ist, können an dieser Stelle auch für andere Zuständigkeiten wie beispielsweise die Buchführung geändert werden. Wir empfehlen hierbei jedoch die entsprechenden Spalten einzublenden und in diesen den Namen des gesuchten Mitarbeiters einzugeben. Hier als Beispiel die Buchführung:
2. Unverarbeitete Zeiten des Mitarbeiters sollten geprüft werden
Um die Zeiten des entsprechenden Mitarbeiters anzeigen zu lassen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Öffnen Sie das Tagesprotokoll und wählen Sie den Filter „Alle Aufwendungen“
Daraufhin öffnet sich das folgende Fenster, in dem Sie den Mitarbeiter auswählen können, indem Sie das Leere Feld anklicken und rechts „Wert auswählen“ anklicken
Bestätigen Sie die Mitarbeiterauswahl mit ok und setzen Sie den Haken bei „Gruppierfeld“ und gruppieren Sie bitte nach dem Status.
Ein leerer Status bedeutet, die Zeiten wurden noch nicht verarbeitet, erscheinen also noch nicht in entsprechenden Aufträgen.
Der grüne Haken als Status bedeutet die Zeit wurde bereits fakturiert.
Der blaue Pfeil steht für ausstehend, also noch nicht fakturiert.
Und das rote Ausrufezeichen steht für nicht verarbeitete Aufträge, die aber bereits versucht wurden zu verarbeiten.
3. Verwaltungsaufträge des Mitarbeiters auf erledigt setzen
Die Verwaltungsaufträge des ausscheidenden oder ausgeschiedenen Mitarbeiters sollten auf erledigt gesetzt werden.
Öffnen Sie hierzu „meine Verwaltungsaufträge“ und wählen Sie den Filter „manuelle Auswahl“
Wählen Sie hier das Kriterium interner Auftrag = ja aus um alle internen Aufträge zu sehen.
Wählen Sie mit STRG + A alle Datensätze aus und drücken „OK“. Danach können Sie wieder mit der erweiterten Suche nach dem Mitarbeiter suchen.
Mit rechtsklick auf den Auftrag können Sie den Status bearbeiten.
4. Mitarbeiter auf inaktiv setzen
Stellen Sie den Mitarbeiter auf inaktiv.
Wählen Sie den Mitarbeiter mit Doppelklick aus.
Tragen Sie ein Austrittsdatum ein und setzen Sie den Status auf inaktiv.
Bei Rückfragen, Problemen oder Anregungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung ticket@wstitconsult.de