1. Allgemeines
Empfohlenes Video- und Webkonferenztool: GoToMeeting
1.1 Hinweise
Bitte beachten Sie, dass GoToMeeting an Personen (E-Mail-Adresse und somit Lizenzrechtlich) gebunden ist.
Für die Nutzung innerhalb der Gesellschaft ist es jedoch erlaubt, dass pro Standort nur ein Nutzer genutzt wird (ggf. müssen zusätzliche Nutzer lizensieren).
1.2 Zugangsdaten
Die Zugangsdaten erhalten Sie von ihrem/ihrer jeweiligen Geschäftsführer/Geschäftsführerin.
Wichtig: Der Zugang kann nicht gleichzeitig mehrfach benutzt werden! Somit muss vorher eine Absprache stattfinden. Eingeladene Teilnehmer brauchen keine Zugangsdaten!
2. Erste Einrichtung
Vor der ersten Videokonferenz auf dem Gerät, laden Sie bitte die GoToMeeting App lokal
(nicht in der ASP-Sitzung) herunter (https://global.gotomeeting.com/install)
Empfehlung: Bei der Speichern Abfrage vor dem Download, klicken Sie bitte auf den kleinen Pfeil neben Wort Speichern und wählen Speichern unter aus. Im folgenden Fenster wählen Sie auf der linken Seite unter „Dieser PC“ den „Desktop“ aus und klicken auf speichern. Sobald der Download abgeschlossen ist, klicken Sie bitte auf „Ordner öffnen“ und starten mit einem Doppelklick auf „GoToMeeting Installer.exe“ die Installation.
3. Meeting starten
Öffnen Sie das Programm GoToMeeting auf dem Desktop (Doppelklick)
Sollten Sie Moderator des Meeting sein, klicken Sie bitte auf Meeting jetzt starten bzw. Meeting planen. Als Teilnehmer geben Sie die Meeting-ID, welche Sie per Mail erhalten haben ein und klicken auf Teilnehmen.
Bei „Meeting jetzt starten“ werden Sie nach Zugangsdaten gefragt, welche Sie im Vorfeld erhalten haben sollten.
ACHTUNG: Bitte achten Sie darauf, dass das Häkchen „Anmeldeinformationen speichern“ nicht gesetzt ist! Geben Sie die Anmeldeinformationen ein. Folgen Sie danach den Anweisungen auf Ihrem Desktop.
4. Teilnehmer einladen
Über das Symbol rechts oben links neben der Sprechblase können Sie über +Einladen weitere Teilnehmer einladen.
Klicken Sie hierzu im folgenden Fenster auf Einladung kopieren.
Nun öffnen Sie eine neue E-Mail und klicken mit der rechten Maustaste auf den Bereich in dem der Text eingegeben wird und anschließend auf Einfügen.
Nun sollten alle nötigen Informationen in der Mail sichtbar sein und Sie können diese an die gewünschten Konferenzteilnehmer versenden.
(Bitte weisen Sie alle Teilnehmer darauf hin, dass GoToMeeting lokal (nicht in der ASP Sitzung) ausgeführt werden muss).
Die Konferenzteilnehmer müssen auf Ihrem lokalen Rechner den Browser öffnen und den Link einfügen.
5. Verwendung einer Konferenzspinne
Möchten Sie die Audioausgabe/Eingabe über eine Telefonspinne oder ein Telefon nutzen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Gehen Sie in dem GoToMeeting-Fenster auf das Zahnrad in der rechten oberen Ecke und wählen Sie den Reiter "Telefon".
Dort sehen Sie nun folgende Nummern: "Wählen", "Zugangscode" und "Pin".
Wählen Sie die Nummer unter der Anzeige „Wählen“ (Achtung: wenn beim normalen Telefonieren die 0 vorgewählt werden muss, muss dies auch hier geschehen). Danach folgen Sie der Bandansage (Diese sagt folgendes: Geben Sie den Zugangscode ein und bestätigen Sie mit Raute. Danach geben Sie bitte ihren Zugangscode ein und bestätigen Sie mit Raute).
6. An einem Meeting teilnehmen
6.1 Mit Link
Kopieren Sie den Link aus der E-Mail (Rechtsklick->Hyperlink kopieren) und fügen diesen lokal in einen Browser ein. NICHT direkt auf den Link drücken (nur lokal öffnen).
6.2 Mit einer Telefonspinne
Hinweis: Sollte in der E-Mail nur ein Link sein (ohne Angabe des Zugangscodes), so gehen Sie bitte nach Punkt 7.1 vor und wählen sich danach mit der Telefonspinne ein (Punkt 6).
Wählen Sie die Nummer (Achtung: wenn beim normalen Telefonieren die 0 vorgewählt werden muss, muss dies auch hier geschehen) und folgen Sie der Bandansage.
7. Meeting Planung im Browser
Empfehlung/Hinweis: Diese Funktion wird im Browser und ist daher nicht geräteabhängig und kann somit auch in der ASP-Umgebung genutzt werden. Achtung: Wenn Sie ein Meeting direkt starten wollen, führen Sie die folgenden Schritte bitte nicht in der ASP-Umgebung, sondern lokal aus! Wiederkehrende Meetings sollten hauptsächlich für Meetings genutzt werden, bei denen immer die gleichen Personen teilnehmen, da sich der Zugangscode/Link nicht ändert.
7.1 Meetings planen
Öffnen Sie die offizielle Webseite von GoToMeeting ( GoToMeeting.com in die Adresszeile im Browser eingeben ). Oben rechts in der Ecke finden Sie den Kunden-Login Button.
Drücken Sie nach erfolgreicher Anmeldung oben links auf „Meeting erstellen“.
Nun können Sie die Einstellung für das Meeting festlegen. Wählen Sie danach links das neu angelegte Meeting aus, um die Informationen, also Zugangsdaten etc. zu sehen und zu kopieren. Bei wiederkehrenden Meetings ändert sich der Link und der Zugangscode nicht. Die Einladung können Sie bearbeiten, personalisieren oder einfach kopieren und als Einladung per E-Mail versenden (mit Strg +V in die E-Mail einfügen).
7.2 Abmeldung
Denken Sie als Organisator bitte daran, sich nach dem Meeting abzumelden. Dies geht wie folgt:
Drücken Sie mit rechtsklick auf das GoToMeeting Symbol in der Taskleiste und wählen Sie "abmelden".
